گاه این روش یا فن را مرزی برای گذر از پژوهش های کمی به کیفی میدانند و برخی آن را از جمله پژوهش های توصیفی قلمداد می نمایند .
این روش (فن) دارای سابقه طولانی است.
اگرچه در گامهای اولیه، فقط به منظور فهم اطلاعات مربوط به محیط زندگی و توصیف پیامهای ارتباطی کاربرد یافت اما در فرآیند تکاملی خویش گامهای بلندی را برداشته است،
تا آن اندازه که امروزه، موضوع اصلی علومی است که درباره انسان بحث می کند و زمینه مطالعات انسانی، علوم سیاسی و اجتماعی از جمله آموزش و پرورش به طور اعم و برنامه های درسی به طور خاص است.
تحلیل محتوا، یک روش پژوهشی است که به صورت منظم و عینی به توصیف مقداری و کمی محتوای آشکار ارتباطات می پردازد.
در این روش پیامها و یا اطلاعات به صورت منظم کدگذاری و به نحوی طبقه بندی می شوند که پژوهشگر بتواند آنها را به صورت کمی تجزیه و تحلیل کند .
کد گذاری، اختصاصی ارزش عددی به داده ها است. تحلیل محتوا «یک روش منظم برای توصیف عینی و کمی محتوای کتابها و متون برنامه درسی و یا مقایسه پیامها و ساختار محتوا با اهداف برنامه درسی می باشد».
هولستی تحلیل محتوا را روشی تعریف می کند که به موجب آن، شخص می تواند درباره مدارک موجود، پیام هایی درباره منابع پیام و اطلاعات مربوطه، به گیرندگان ارائه کند و سپس کیفیت این پیام ها تحلیل شود.
تحلیل محتوا، به عنوان فنی برای بیان سازمان یافته ذهنی توأم با توصیف کمی در جهت آشکار کردن محتوا پیام در ارتباطات به شمار آمده است و با به کارگیری مجموعهای از قوانین طبقه بندی شده و نظام دار، پیام ها تغییر و تبدیل یافته و به صورت داده هایی خلاصه شده و قابل مقایسه در می آید .
اسلندر تحلیل محتوا را روشی برای کسب اطلاعات به منظور کشف موضوعات اجتماعی که در ان طریق تحلیل کمی محتوای داده شده (متن یا تصویر) اظهار نظرهایی درباره شروع ارتباط، منظور فرستنده، تأثیر بر یادگیرنده یا بر وضعیت اجتماعی انجام می شود، تعریف می کند.
سرمد، بازرگان و حجازی. مهمترین کاربرد تحلیل محتوا را توصیف ویژگیهای یک پیام میدانند. در همه تعاریف ارائه شده از تحلیل محتوا، بر چند ویژگی تأکید می شود:
۱. ویژگیهای روان شناختی که شامل عینیت، تکرارپذیری، کمیت، اعتبار و نظاممند بودن است؛
۲. توصیف متن و نیز استنباط درباره فرستنده پیام، گیرنده پیام و وضعیت اجتماعی را شامل می شود؛
۳. متن یا موضوع مورد بررسی شامل محتوای آشکار و بارز، ارتباطات، رفتار نمادین، نمادهای ارتباط و یا واقعیت اجتماعی است
۴. فرآیند پژوهش شامل کدگذاری یعنی اختصاص ارزش های عددی به متن است .
با توجه به نرم افزارهای جدید، به منظور تحلیل داده های کیفی از نرم افزار ان ویوو (Nvivo) استفاده می شود.
این نرم افزار عمدتاً برای تجزیه و تحلیل متون در پژوهشهای کیفی به کار می رود.
به این ترتیب که داده ها (متن مصاحبه های انجام شده، یا پاسخ های تشریحی به پرسشنامه ها) وارد این نرم افزار می شوند، سپس امکان کد گزاری متن وجود دارد و در نهایت از نرم افزار برای بررسی کدهای موجود و ارتباط آنها با خصوصیات افراد شرکت کننده استفاده می شود.
قابلیت سازمان دھی اطلاعات و جشست و جوی واژه در تمام داده های موجود کمک بسیار بزرگی بلکه پژوهشگر محسوب می شوند.
هم چنین امکاناتی برای مدل سازی و نمایش مدل با اشکال هندسی هم وجود دارد.